Der Vermieter ist gesetzlich verpflichtet, gem. § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB dem Mieter die Nebenkostenabrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach dem Ende des vereinbarten Abrechnungszeitraumes (siehe Vereinbarung im Mietvertrag) zukommen zu lassen. Versäumt der Vermieter die Frist, kann er keinerlei Nachforderungen mehr gegenüber dem Mieter auf die Nebenkosten geltend machen. Zugleich bleibt der Vermieter dennoch verpflichtet, überzahlte Nebenkosten zu erstatten.
Kommt die Betriebskostenabrechnung jedoch fristgerecht an, hat der Mieter gem. § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB 12 Monate Zeit, diese zu überprüfen und seine Einwendungen dem Vermieter mitzuteilen. Hat der Mieter Zweifel an der Rechtmäßigkeit der Betriebskostenabrechnung oder erscheinen ihm die darin ausgewiesenen Betriebskosten als zu hoch, kann er gegen die Abrechnung Widerspruch einlegen. Wenn sich der Vermieter hiervon jedoch unbeeindruckt zeigt und auf den Widerspruch nicht reagiert, fragt sich der Mieter, wie er sich nun verhalten soll und welche Rechte er hat.
Im Falle einer formell nicht ordnungsgemäßen Betriebskostenabrechnung (z.B. keine schriftliche, verständliche, nachvollziehbare oder prüfbare Abrechnung, fehlende Angabe der Gesamtkosten und deren Zusammensetzung, falscher Abrechnungszeitraum und unrichtige Abrechnungseinheiten, fehlende Angabe von Betriebskostenvorauszahlungen etc.) darf der Mieter sowohl die Nachzahlungsforderung als auch (während eines laufenden Mietverhältnisses) die künftigen Betriebskostenvorauszahlungen nach § 273 Abs. 1 BGB bis zum Erhalt einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung zurückbehalten.
Ist der Mieter bereits ausgezogen, darf er die die von ihm gezahlten Betriebskostenvorauszahlungen sogar vollständig zurückfordern (BGH, Urteil vom 09.03.2005, Az.: VIII ZR 57/04).